La factura electrónica parece haber llegado para sustituir a las tradicionales facturas de papel. Una factura se trata del justificante fiscal de entrega de un bien o servicio, por lo que para que presente la misma validez legal que la factura de papel, debe cumplir ciertos requisitos legales.
Tanto el formato como la difusión de este tipo de factura, como su propio nombre indica, es electrónica, esto es, mediante Internet. Son muchas las ventajas de la factura electrónica respecto a la tradicional de papel, como la seguridad, la disponibilidad o el ahorro en costes de gestión.
Actualmente, la tecnología juega un papel fundamental en los negocios, por ello, aclaramos todas tus posibles dudas acerca este sistema de facturación. Explicamos qué es una factura electrónica, cuáles son los requisitos legales y la normativa.
¿Qué es una factura electrónica?
Como ya hemos dicho, una factura es un justificante de la entrega de un producto o servicio. Bien, una factura electrónica posee los mismos efectos legales que una factura de papel, no obstante, su expedición y recibo se realiza en formato electrónico.
Siendo la factura electrónica una alternativa legal a la clásica factura de papel, para que esta tenga la misma validez legal, deberá contener los mismos campos obligatorios indicados para todo tipo de factura y transmitirse entre dos espacios digitales. Es preciso aclarar que la factura electrónica deberá recoger en todo caso el consentimiento del destinatario.
Campos obligatorios de la factura electrónica
Pese a que la factura electrónica posee particularidades especiales debido al canal de envío y recepción, el cual es electrónico, se trata de una factura como cualquier otra, por lo que deberá cumplir requisitos legales semejantes a las facturas clásicas de papel. Los campos obligatorios que debe contener una factura electrónica son los siguientes:
- Número y serie de factura. En cada serie, la numeración deberá ser correlativa
- Fecha de expedición
- Nombre y apellidos, razón o denominación social del que expide la factura y del destinatario
- DNI del emisor y del receptor
- Domicilio del emisor y del receptor
- Base imponible. Deberá presentar el precio unitario de las operaciones, además de los posibles descuentos no incluidos en dicho precio
- Tipo impositivo a aplicar
- Cuota tributaria
- Fecha de entrega del bien o prestación del servicio en caso de ser distinta a la fecha de expedición
- Si la entrega o prestación está exenta del IVA, deberá referenciarse el artículo en el que se basa esta exención.
Requisitos legales de la factura electrónica
Las facturas electrónicas deben cumplir los mismos requisitos legales que el resto de facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
Legibilidad de la factura
El programa informático por el que realicemos la factura electrónica facilitará su correcta legibilidad.
Autenticidad e integridad de la factura
Cuando hablamos de autenticidad del origen de la factura, hablamos de garantizar la identidad del que expide la factura y del emisor, pudiendo tratarse del mismo individuo.
La exigibilidad de la integridad del contenido de la factura se refiere a que no se ha modificado.
En el caso de las facturas electrónicas, su autenticidad e integridad se garantiza mediante:
- Firma electrónica con certificado reconocido.
- Intercambio de datos electrónicos EDI.
- Otros medios que se hayan comunicado previamente a su uso a la Agencia Estatal de Administración Tributaria y que esta los haya validado.
- Los controles de gestión habituales de la actividad empresarial o profesional del destinatario, siempre que conlleven una pista de auditoría fiable.
Requisitos del emisor de la factura electrónica
- Para que el emisor pueda emitir la factura por vía electrónica se exige el consentimiento del receptor.
- El emisor y el receptor deberán acordar el formato y el medio de envío de la factura.
- El emisor deberá garantizar la autenticidad del origen de la factura y la integridad de su contenido. Para ello, encontramos las firmas electrónicas con certificados electrónicos admitidos.
- El emisor deberá almacenar las facturas digitalmente, esto es, cada factura junto a su firma electrónica.
Requisitos del receptor de la factura electrónica
- Tener el software correcto para la visualización y validación de la factura electrónica. Los formatos más habituales de la factura electrónica son el pdf y el xml.
- El receptor deberá garantizar la legibilidad de la factura mediante un formato electrónico original.
- El receptor de la factura no puede modificarla, dado que ello atentaría contra su integridad.
- El receptor deberá almacenar las facturas que reciba de manera electrónica.
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